ภาพปก: ภาพประกอบสร้างด้วย AI สำหรับอธิบายการวางแผนสต็อก
การสั่งรองเท้าสลิปเปอร์สำหรับโรงแรมหรือรีสอร์ทเริ่มจากการรู้ว่าแต่ละวันใช้จริงเท่าไร มีของพร้อมใช้เหลือเท่าไร และของรอบถัดไปจะเข้าถึงเมื่อไร ข้อมูลสามส่วนนี้ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อวางแผนร่วมกับแม่บ้านและคลังสินค้าได้ โดยไม่ต้องเดาจำนวนจากความรู้สึก
บทความนี้เป็นวิธีทำแผนจำนวนและจังหวะสั่งซื้อ สำหรับผู้ที่กำหนดประเภทสินค้าที่ต้องการไว้แล้ว หากยังเลือกรูปแบบไม่เสร็จ เริ่มจากคู่มือเลือกรองเท้าสลิปเปอร์โรงแรม แล้วจึงแยกยอดใช้ตามรุ่น
1. กำหนดให้ชัดว่าโรงแรมแจกเมื่อไร และนับเป็นหน่วยอะไร
ก่อนเปิดตารางสต็อก ให้ตกลงกับฝ่ายใช้งานว่ารองเท้าแต่ละรุ่นถูกเบิกในกรณีใด เช่น เตรียมให้ผู้เข้าพักใหม่ เติมตามคำขอ หรือใช้กับงานจัดเลี้ยง การนับจำนวนห้องอย่างเดียวอาจไม่ตรงกับจำนวนคู่ที่ต้องเตรียม เพราะจำนวนผู้เข้าพักและวิธีแจกของแต่ละกิจการต่างกัน
ใช้หน่วย “คู่” เป็นหน่วยกลางในการคำนวณ หากผู้ขายเสนอราคาเป็นแพ็กหรือลัง ให้บันทึกจำนวนคู่ต่อแพ็กและต่อกล่องจากรุ่นนั้นจริง แล้วจึงแปลงกลับเป็นคู่ อย่าใช้จำนวนบรรจุของรุ่นเดิมกับรุ่นใหม่โดยไม่ตรวจสอบ
แยกรุ่นที่นำมาทดแทนกันไม่ได้ออกจากกัน เช่น รุ่นของห้องพักกับรุ่นสำหรับงานกิจกรรม แม้หน้าตาคล้ายกันก็ไม่ควรรวมยอด หากสี โลโก้ ขนาด หรือเงื่อนไขใช้งานต่างกัน
2. เก็บยอดเบิกพร้อมเหตุผล จึงจะเห็นความต้องการจริง
เริ่มด้วยบันทึกสั้น ๆ ที่ทุกฝ่ายกรอกเหมือนกัน เก็บอย่างน้อยวันที่ รหัสรุ่น จำนวนที่เบิก จุดใช้งาน และเหตุผลที่เบิก หากมีการคืนของที่ยังใช้ได้ ให้ลงรายการคืนแยกไว้
| รายการที่บันทึก | นำไปใช้ทำอะไร |
| วันที่และรหัสรุ่น | แยกช่วงเวลาและสินค้าให้ตรงกัน |
| จำนวนเบิกและจำนวนคืนที่ยังใช้ได้ | คำนวณยอดใช้สุทธิ |
| ห้องพักหรือจุดใช้งาน | เห็นว่าแผนกใดใช้สินค้า |
| การจัดงานหรือการเปิดห้องเพิ่ม | แยกเหตุการณ์พิเศษจากการใช้ปกติ |
| ของเสียหรือของที่กันไว้ตรวจสอบ | ไม่ให้นับเป็นของพร้อมใช้ |
นำยอดเบิกหักด้วยยอดคืนที่ยังใช้ได้ในช่วงเดียวกัน จึงได้ยอดใช้สุทธิ ควรแยกของเสียออกอีกช่องเพื่อให้รู้ว่าใช้บริการจริงเท่าไรและสูญเสียเท่าไร แทนการรวมทุกอย่างเป็นยอดใช้ปกติ
3. คำนวณค่าเฉลี่ย แล้วตรวจว่าช่วงถัดไปต่างจากเดิมหรือไม่
สูตรตั้งต้นคือ:
ยอดใช้เฉลี่ยต่อวัน = ยอดใช้สุทธิในช่วงที่เก็บข้อมูล ÷ จำนวนวันในช่วงนั้น
ตัวอย่างสมมติเพื่ออธิบายการคำนวณ: หากบันทึกยอดใช้สุทธิได้ 240 คู่ใน 20 วัน จะได้ค่าเฉลี่ย 12 คู่ต่อวัน ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างวิธีคิด ไม่ใช่ยอดใช้ของลูกค้า ThaiSlipper
หลังได้ค่าเฉลี่ย ให้ตรวจปฏิทินเข้าพัก งานประชุม กรุ๊ปทัวร์ หรือแผนเปิดห้องเพิ่ม ถ้าช่วงที่จะสั่งซื้อมีเงื่อนไขต่างจากช่วงเก็บข้อมูล ให้ทำแผนสำหรับช่วงนั้นแยกไว้ พร้อมเขียนเหตุผลที่ปรับจำนวน
สำหรับกิจการที่มีข้อมูลน้อย ให้เริ่มบันทึกแล้วทบทวนสม่ำเสมอ ยังไม่ควรถือค่าเฉลี่ยจากช่วงสั้น ๆ เป็นความต้องการตลอดทั้งปี และควรใช้หน่วยวันให้สอดคล้องกันทั้งตาราง เช่น วันปฏิทินหรือวันเปิดบริการ
4. ตั้งจุดสั่งซื้อจากระยะรอที่ผู้ขายยืนยัน
จุดสั่งซื้อเบื้องต้นช่วยบอกว่าเมื่อไรควรเริ่มดำเนินการเติมสินค้า สูตรที่ใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้คือ:
จุดสั่งซื้อเบื้องต้น = ยอดใช้เฉลี่ยต่อวัน × ระยะเวลารอรับสินค้า + จำนวนสำรอง
ระยะเวลารอรับสินค้าควรครอบคลุมตั้งแต่เริ่มดำเนินการสั่งซื้อจนสินค้าผ่านการรับเข้าและพร้อมเบิกใช้ รวมเวลาภายในกิจการด้วย ส่วนระยะเวลาจัดเตรียมสินค้าหรือผลิต ให้ใช้ข้อมูลที่ผู้ขายยืนยันสำหรับรุ่น จำนวน และเงื่อนไขออเดอร์นั้น
หากผู้ขายเริ่มนับเวลาหลังอนุมัติโลโก้หรือยืนยันตัวอย่าง ต้องนำขั้นตอนก่อนหน้านั้นเข้ามาวางแผนด้วย การระบุเพียงวันที่ต้องการใช้โดยไม่รู้วันเริ่มนับ อาจทำให้แต่ละฝ่ายเข้าใจตารางส่งมอบต่างกัน
จำนวนสำรองให้กำหนดจากความแปรปรวนที่เคยเกิดขึ้น เช่น ยอดเบิกมากกว่าคาดหรือการรับของล่าช้า พร้อมดูข้อจำกัดพื้นที่เก็บและงบประมาณ ไม่จำเป็นต้องใช้เปอร์เซ็นต์เดียวกับสินค้าทุกรุ่น แล้วทบทวนเมื่อมีข้อมูลใหม่
5. ก่อนเปิดคำสั่งซื้อ ตรวจของที่เหลือและของที่กำลังเข้าด้วย
การถึงจุดสั่งซื้อไม่ได้แปลว่าต้องสั่งยอดเดิมทันที ควรดูทั้งของพร้อมใช้ ของที่กันไว้ให้กิจกรรม และรายการสั่งซื้อค้างรับ เพื่อป้องกันสั่งซ้ำหรือเข้าใจว่ามีของเพียงพอทั้งที่ของจะเข้าหลังวันใช้งาน
ทำตารางตามวันที่สำคัญ เช่น วันที่จัดงาน วันที่ของรอบเดิมเข้าคลัง และวันที่ต้องเตรียมห้องพัก แล้วคำนวณทีละช่วง:
คงเหลือคาดการณ์ปลายช่วง = ของพร้อมใช้ต้นช่วง + ของเข้าที่ผู้ขายยืนยันว่าจะพร้อมใช้ภายในช่วงนั้น − ยอดใช้ที่วางแผนไว้
รายการที่ยังไม่ยืนยันวันเข้าควรแสดงแยกจากของที่ยืนยันแล้ว และต้องคำนึงถึงเวลาตรวจรับด้วย อย่านับสินค้าที่กันไว้ตรวจสอบว่าเป็นของพร้อมแจก
จุดสั่งซื้อกับจำนวนที่ควรสั่งเป็นคนละเรื่อง เมื่อถึงเวลาทบทวนคำสั่งซื้อ ให้คำนวณจำนวนที่จะใช้ถึงรอบรับของถัดไป ตรวจของที่สั่งไว้แล้ว และยืนยันหน่วยบรรจุกับผู้ขายก่อนกำหนดยอดใหม่
6. ใช้รายการตรวจนี้ก่อนส่งยอดให้ผู้ขาย
- รหัสรุ่น สี โลโก้ และจุดใช้งานตรงกับความต้องการครั้งนี้
- จำนวนระบุเป็นคู่ และตรวจจำนวนคู่ต่อแพ็กหรือต่อลังแล้ว
- ยอดคงเหลือผ่านการตรวจนับ รวมเฉพาะสินค้าที่พร้อมใช้
- แยกของที่จองไว้สำหรับงานอื่นและของที่กำลังตรวจสอบ
- ตรวจรายการสั่งซื้อค้างรับ พร้อมวันเข้าที่ได้รับการยืนยัน
- ระบุวันที่ต้องพร้อมใช้งานและสถานที่รับของ
- แจ้งว่าต้องตรวจตัวอย่างหรืออนุมัติโลโก้ก่อนดำเนินการหรือไม่
- ขอให้ผู้ขายยืนยันจำนวนที่รับดำเนินการ ระยะเวลา และเงื่อนไขของออเดอร์นี้เป็นข้อความที่ตรวจย้อนกลับได้
เมื่อรับสินค้าแล้ว ให้ลงวันที่พร้อมใช้จริงและยอดที่ตรวจรับได้ ข้อมูลนี้จะช่วยปรับแผนรอบถัดไปให้สอดคล้องกับการทำงานของกิจการมากขึ้น
คำถามที่ฝ่ายจัดซื้อมักเจอ
ใช้จำนวนห้องคูณจำนวนวันได้เลยหรือไม่?
ควรเริ่มจากวิธีแจกจริงก่อน หากให้เมื่อเริ่มเข้าพัก การคิดจากจำนวนคืนอาจทำให้ยอดสูงเกินความต้องการ แต่หากมีการเติมตามคำขอ ก็ต้องมีข้อมูลส่วนนั้นประกอบ ยอดเบิกจริงช่วยตรวจว่ารูปแบบคำนวณตรงกับหน้างานหรือไม่
ต้องสำรองรองเท้ากี่เปอร์เซ็นต์?
ไม่มีตัวเลขเดียวที่เหมาะกับทุกรุ่นและทุกกิจการ ให้ดูความผันผวนของยอดใช้ ระยะรอรับสินค้า และผลกระทบหากของไม่พอ แล้วกำหนดจำนวนสำรองที่ผู้รับผิดชอบตรวจสอบและทบทวนได้
ถ้าต้องใช้ต่างรุ่นแทนกัน ควรทำอย่างไร?
ให้ฝ่ายใช้งานยืนยันก่อนว่ารุ่นที่เสนอแทนตรงกับวัตถุประสงค์ ขนาด รูปแบบ และเงื่อนไขของกิจการ อย่าเปลี่ยนรุ่นเพียงเพื่อให้ยอดรวมในคลังดูเพียงพอ
หากต้องการสอบถามสินค้าตามแผนที่เตรียมไว้ ส่งรุ่นที่สนใจ จำนวนโดยประมาณ และวันที่ต้องพร้อมใช้งานผ่านหน้าติดต่อ ThaiSlipper เพื่อให้ทีมงานพิจารณาเงื่อนไขของรายการนั้นร่วมกับคุณ
